Canva osaksi Vantaan kaupungin uudistetun brändin jalkauttamista

Vantaan kaupungin uudistettu brändi tarvitsi toimivan tavan siirtyä visuaalisista linjauksista osaksi henkilöstön arkea ja päivittäistä sisällöntuotantoa.

Canva otettiin käyttöön viestinnän ja markkinoinnin tukityökaluksi, jonka avulla brändinmukaisia materiaaleja voidaan tuottaa sujuvasti eri puolilla organisaatiota. Tavoitteena ei ollut vain uuden työkalun käyttöönotto, vaan yhteisen toimintamallin rakentaminen pitkäjänteiseen ja hallittuun visuaaliseen viestintään.

Stoori by Sara toimi Vantaan kaupungin kumppanina Canvan käyttöönotossa marraskuusta 2025 toukokuuhun 2026.

Asiakas: Vantaan kaupunki

Projektin ajankohta: 11/2025–05/2026

Toteutus: Aloitustyöpaja lähitoteutuksena, muu projekti pääasiassa etänä

Palvelut: Canva-käyttöönotto, toimintamallien suunnittelu, mallipohjien ja jakolinkkien viimeistely, brändin jalkauttaminen, henkilöstökoulutukset ja videotyöpaja

Tavoitteena enemmän kuin uuden työkalun käyttöönotto

Kaupungin viestintää tuotetaan useilla eri toimialoilla ja suuren tekijäjoukon voimin. Siksi Canvan käyttöönotossa oli tärkeää huomioida sekä koko organisaation yhteinen brändi että eri toimialojen käytännön tarpeet.

Canvan avulla haluttiin:

• sujuvoittaa visuaalisten materiaalien tekemistä

• vahvistaa uudistetun brändin johdonmukaista käyttöä

• tarjota henkilöstölle valmiita ja helposti muokattavia mallipohjia

• vähentää viestinnän asiantuntijoiden kuormitusta

• antaa eri yksiköille mahdollisuus tuottaa laadukasta sisältöä itsenäisemmin

• rakentaa selkeät toimintamallit Canvan pitkäjänteiseen käyttöön.

  
  

Projektia suunniteltaessa oli tärkeää tarkastella Canvaa koko organisaation yhteisenä viestinnän työkaluna, ei vain yksittäisenä suunnitteluohjelmana.

Käyttöönotto rakennettiin vaiheittain

Laajan organisaation Canva-käyttöönotto vaatii selkeän rakenteen, yhteiset käytännöt ja riittävän tuen henkilöstölle. Projekti eteni neljässä vaiheessa.

1. Työpaja viestinnän avainhenkilöille

Projekti käynnistyi lähityöpajalla, jossa suunniteltiin Canva-ympäristön rakennetta yhdessä Vantaan kaupungin viestinnän kanssa.

Työpajassa määriteltiin muun muassa:

• miten Canva palvelee kaupungin eri toimialoja

• millaisia tiimejä ja työskentelytiloja organisaatio tarvitsee

• miten mallipohjat ja materiaalit järjestetään

• millaisia yhteisiä käyttötapoja tarvitaan

• miten brändin hallittu käyttö varmistetaan myös tulevaisuudessa.

  
  

Yhteisen suunnittelun avulla Canvaa ei lähdetty rakentamaan irrallisena työkaluna, vaan osaksi kaupungin viestinnän toimintamalleja.

2. Canva-ympäristön ja mallipohjien viimeistely

Työskentelin tiiviissä yhteistyössä kaupungin viestintätiimin ja graafikon kanssa.

Projektin aikana viimeistelimme mallipohjia, niiden jakolinkkejä sekä Canva-ympäristön rakennetta niin, että ne tukivat kaupungin uudistettua visuaalista ilmettä ja henkilöstön käytännön työskentelyä.

Vahva kokemukseni brändi-ilmeiden jalkauttamisesta auttoi yhdistämään kaupungin visuaaliset linjaukset Canvan mahdollisuuksiin. Tavoitteena oli rakentaa kokonaisuus, joka palvelisi sekä viestinnän ammattilaisia että muita sisältöjä tuottavia työntekijöitä.

3. Koko henkilöstön käyttöönotto- ja jalkautuskoulutus

Kun Canva-ympäristön rakenne ja toimintamallit olivat valmiina, järjestettiin koko henkilöstölle suunnattu koulutus.

Koulutuksessa käytiin läpi Canvan käyttöä, valmiiden mallipohjien hyödyntämistä ja kaupungin brändin mukaista työskentelyä. Samalla henkilöstö sai varmuutta siihen, miten materiaaleja voidaan tuottaa itsenäisesti ilman graafisen suunnittelun osaamista.

Tavoitteena oli, etteivät uusi työkalu ja yhteiset toimintamallit jäisi vain ohjeistuksiksi, vaan siirtyisivät aidosti osaksi henkilöstön arkea.

4. Syventävä videotyöpaja

Projektin viimeisessä vaiheessa järjestettiin videotyöpaja, jossa Canvan käyttöä laajennettiin liikkuvan sisällön suunnitteluun ja toteuttamiseen.

Osallistujat saivat valmiuksia hyödyntää videota kaupungin viestinnässä sekä tuottaa brändinmukaista liikkuvaa sisältöä Canvan avulla. Näin Canva-kokonaisuus ei rajoittunut yksittäisiin julkaisuihin tai painettaviin materiaaleihin, vaan tuki kaupungin viestintätarpeita monipuolisesti.

Strategista suunnittelua ja käytännön toteutusta

Projektin aikana tuin Vantaan kaupunkia sekä Canvan käyttöön liittyvissä strategisissa ratkaisuissa että käytännön toteutuksessa.

Laajan organisaation käyttöönotossa ei riitä, että henkilöstölle annetaan tunnukset ja joukko valmiita mallipohjia. Tarvitaan myös ymmärrys siitä, miten työkalua hallitaan, miten materiaalit pidetään ajan tasalla ja miten eri toimialojen tarpeet sovitetaan yhteen yhteisen brändin kanssa.

Tiivis yhteistyö kaupungin viestinnän ja graafikon kanssa varmisti, että Canvan mahdollisuuksia hyödynnettiin visuaalista ilmettä kunnioittaen. Lopputuloksena syntyi rakenne, jossa brändin hallittu käyttö ja henkilöstön sujuva työskentely tukevat toisiaan.

Miksi Canva sopii kaupungeille ja kunnille?

Kaupungeissa ja kunnissa viestintää tuottavat usein sadat eri ihmiset useilla toimialoilla, yksiköissä ja palveluissa.

Canvaan voidaan rakentaa eri toimialoille tai yksiköille omat työskentelytilat. Näin tiimeillä on käytössään juuri niille tarkoitetut mallipohjat ja aineistot, mutta koko organisaation visuaalinen ilme säilyy yhtenäisenä.

Valmiit mallipohjat ja selkeät toimintamallit:

• nopeuttavat materiaalien tekemistä

• vähentävät turhaa päällekkäistä työtä

• helpottavat brändin mukaisten valintojen tekemistä

• vähentävät viestinnän asiantuntijoille tulevia korjaus- ja toteutuspyyntöjä

• antavat henkilöstölle mahdollisuuden tuottaa laadukasta sisältöä myös ilman graafisen suunnittelun osaamista.

  
  

Kun henkilöstö pystyy toteuttamaan toistuvia materiaaleja valmiiden pohjien avulla, aikaa ja resursseja voidaan käyttää tehokkaammin. Samalla yksittäisten materiaalien toteuttamisesta ja korjaamisesta syntyviä kustannuksia voidaan vähentää.

Parhaimmillaan Canva ei ole vain suunnitteluohjelma, vaan koko organisaation yhteinen viestinnän työkalu.

Lopputuloksena hallittu ja sujuva Canva-kokonaisuus

Projektin tuloksena Vantaan kaupungille rakennettiin uudistettua brändiä tukeva Canva-ympäristö, selkeät toimintamallit sekä henkilöstön osaamista vahvistava koulutuskokonaisuus.

Canvan käyttöönotto yhdisti:

• brändin strategisen jalkauttamisen

• kaupungin graafisen ohjeistuksen

• käytännölliset ja helposti hyödynnettävät mallipohjat

• henkilöstön kouluttamisen

• päivittäisen visuaalisen sisällöntuotannon

• videoiden tekemisen ja liikkuvan sisällön.

  
  

Ratkaisu loi henkilöstölle paremmat edellytykset tuottaa sisältöjä sujuvasti ja auttaa kaupunkia pitämään visuaalisen viestintänsä johdonmukaisena eri kanavissa ja toimialoilla.

Asiakkaan palaute

”Vantaan brändinhuollon yhteydessä Canva otettiin käyttöön viestinnän ja markkinoinnin tukityökaluksi tukemaan brändin hallittua jalkauttamista ja sujuvoittamaan visuaalista viestintää.

Canva valittiin, koska se mahdollistaa visuaalisen ilmeen yhdenmukaisen käytön valmiiden mallipohjien avulla ja vahvistaa brändinmukaista tekemistä eri toiminnoissa.

Käyttöönoton kumppaniksi valitsimme Sara Kuusivuon, Stoori by Saran, joka toimi osaavana, innostavana ja helposti lähestyttävänä kouluttajana. Saran ammattitaidolla Canvan käyttöönotto on ollut todella sujuvaa.”

Heidi Hölttä Viestintäjohtaja, Vantaan kaupunki

Suunnitteletteko Canvan käyttöönottoa organisaatiossanne?

Canvan onnistunut käyttöönotto vaatii muutakin kuin valmiita mallipohjia. Autan rakentamaan organisaatiollenne toimivan Canva-ympäristön, yhteiset toimintamallit ja koulutuskokonaisuuden, joka tukee henkilöstöä myös käyttöönoton jälkeen.

Kokonaisuus voidaan suunnitella esimerkiksi kaupungille, kunnalle, järjestölle, yritykselle tai muulle laajalle organisaatiolle. Toteutus räätälöidään aina organisaation rakenteen, brändin, viestintätarpeiden ja henkilöstön lähtötason mukaan.

Rakennetaan Canvasta työkalu, joka helpottaa arkea ja auttaa brändiänne näkymään johdonmukaisesti koko organisaatiossa.